Méthode de concertation pour les demandes d'accommodements relatifs à la diversité
Les demandes d'accommodements relatifs à la diversité ne constituent pas seulement des défis. Elles offrent également des opportunités de repenser les processus de travail, de stimuler l'innovation et de créer un lieu de travail inclusif où chacun se sent valorisé. Cette méthode de concertation permet d'aborder les demandes individuelles de manière structurée.
- Pourquoi une méthode de concertation est-elle utile pour les employeurs, les RH et les managers ?
- Quand utiliser la méthode de concertation ?
- En quoi consiste la méthode de concertation ?
- Quelles sont les étapes à suivre ?
Attention : cette méthode ne remplace pas une politique globale en matière de diversité et d’inclusion. Veillez donc également à développer une culture d’entreprise dans laquelle l’inclusion est ancrée dans les processus, les pratiques et le management.
Pourquoi une méthode de concertation est-elle utile pour les employeurs, les RH et les managers ?
Les employeurs , les services ressources humaines et les managers reçoivent régulièrement des demandes de la part de travailleurs concernant d'éventuels accommodements sur le lieu de travail. Celles-ci peuvent concerner les horaires de travail, l'organisation du travail ou l'aménagement du poste de travail, en réponse notamment à des besoins liés aux convictions religieuses, aux responsabilités familiales ou à d'autres situations personnelles.
Si vous traitez ces demandes au cas par cas et sans stratégie claire, vous risquez d’évaluer différemment des situations similaires. Cela peut entraîner des frustrations, un sentiment d’inégalité, voire une discrimination indirecte.
Une méthode de concertation structurée vous aide à :
- examiner chaque demande de manière objective
- identifier les intérêts de toutes les parties prenantes
- prendre des décisions transparentes et bien motivées
- susciter l'adhésion au sein de l'équipe et de l'organisation
- trouver des solutions à la fois réalistes et inclusives
Les demandes individuelles sont souvent le signe qu’il existe un besoin de solutions plus structurelles. En abordant ces demandes au delà du cadre individuel, vous contribuez en même temps à instaurer une culture d’entreprise inclusive.
Quand utiliser la méthode de concertation ?
Pour certaines demandes, il existe une obligation légale et la concertation ne s'applique donc pas.
Demande d'aménagements raisonnables pour les personnes en situation de handicap
Les personnes en situation de handicap ont légalement droit à des aménagements raisonnables sur leur lieu de travail. L'objectif est de permettre aux personnes en situation de handicap de participer pleinement et sur un pied d'égalité à la vie professionnelle. En tant qu’employeur, vous êtes donc tenu d’examiner toute demande d’aménagement raisonnable et de mettre en œuvre ces aménagements dès lors qu’ils ne constituent pas une charge disproportionnée. La procédure de concertation ne s’applique donc pas à ce type de demande.
Un employeur qui refuse un aménagement raisonnable sans justification valable s'expose à des poursuites pour discrimination : le refus d'aménagement raisonnable constitue un comportement interdit par la législation antidiscrimination.
Le caractère raisonnable de l'aménagement demandé dépend toujours de la situation concrète. Pour en savoir plus, suivez la formation en ligne « Aménagements raisonnables sur le lieu de travail ».
Autres demandes relatives à la diversité
Pour les demandes liées, par exemple, aux convictions religieuses, aux convictions philosophiques, à la situation familiale ou aux besoins personnels, il n’existe pas d’obligation d’accorder l'accommodement demandé.
Cela ne signifie toutefois pas que vous pouvez simplement ignorer ou rejeter la demande. En tant qu’employeur ou manager, vous vous devez de :
- prendre chaque demande au sérieux
- examiner la situation
- appliquer des critères objectifs pour prendre une décision
- traiter les situations comparables de manière cohérente
- éviter que des règles ou pratiques neutres ne désavantagent involontairement certains groupes (discrimination indirecte)
- être en mesure de justifier votre décision
Si vous ne le faites pas, vous courez le risque de discrimination indirecte, de frustrations et d’inégalité de traitement. Le processus de concertation préalable à la prise de décision joue ici un rôle important.
En quoi consiste la méthode de concertation ?
La méthode de concertation repose sur un dialogue structuré entre les parties prenantes. Elle permet de mettre de côté les émotions, les suppositions et les préjugés, et d'aborder la demande sous différents angles.
Cette méthode a été développée initialement par le Groupe Patou International - ECLEE pour aborder des demandes religieuses. De nos jours, elle peut être utilisée pour analyser de manière structurée toutes sortes de demandes liées à la diversité.
L’objectif n’est pas de trouver une solution unique et standard, mais de parvenir, à partir d’une multitude d’options, à une décision motivée, objective, cohérente et proportionnée.
Voici quelques exemples de demandes d'accommodements :
- demande d’horaires de travail plus flexibles
- demande d’un espace calme
- préoccupations concernant le code vestimentaire
- demandes relatives à l'organisation du travail et aux responsabilités familiales
- demandes concernant les pratiques religieuses ou philosophiques au travail
Exemple concret : l'AP Hogeschool aménage un espace de silence
Vous vous demandez comment cette méthode de concertation peut être mise en pratique ? Découvrez comment l'AP Hogeschool a trouvé, en collaboration avec ses travailleurs, une solution inclusive pour l'aménagement d'un espace de silence. Ils se sont inspirés de la méthode de concertation pour concilier les différents intérêts au sein de l'organisation et parvenir à une décision consensuelle.
Quelles sont les étapes à suivre ?
Les étapes ci-dessous vous aideront à analyser une demande d'accommodement relatif à la diversité de manière structurée, objective et inclusive. Suivez-les dans le même ordre pour chaque demande afin d'éviter de laisser de la place à l'arbitraire.
Ouvrir Étape 1. Précisez la demande
Commencez par décrire la demande de la manière la plus concrète possible :
- Sur quoi porte la demande ?
- Quel est exactement le besoin ?
- Quel est le contexte ?
- Qui est concerné ?
Une description claire de la problématique permet d'éviter les malentendus plus tard dans le processus.
Ouvrir Étape 2. Déterminez qui doit être impliqué
Déterminez qui sont les personnes pertinentes pour discuter de la demande en profondeur.
Selon la situation, il peut s'agir :
- du ou des travailleurs qui expriment la demande
- des managers
- des responsables des ressources humaines
- des conseillers en prévention
- des représentants syndicaux
- des responsables de la diversité
- d'autres services concernés
Une large participation renforce la qualité de la décision finale ainsi que le soutien dont elle bénéficie.
Ouvrir Étape 3. Définissez les modalités du processus de concertation
Déterminez à l'avance :
- quelles étapes seront suivies
- qui assumera quel rôle
- quand auront lieu les réunions de concertation
- comment la décision finale sera prise
Une méthode de travail claire garantit la transparence pour toutes les parties prenantes.
Ouvrir Étape 4. Identifiez ce qui n'est pas négociable
Tout n'est pas négociable.
Identifiez les éléments qui ne peuvent pas être discutés, tels que :
- les consignes de sécurité
- les obligations légales
- les tâches essentielles
- le niveau minimal de service
- les exigences en matière de bien-être ou de qualité
Faites preuve d’esprit critique à cet égard. Les organisations considèrent parfois certaines règles, habitudes ou méthodes de travail comme immuables, alors qu’il existe en réalité une marge de manœuvre. Déterminez donc attentivement les limites qui sont réellement nécessaires et celles qui pourraient éventuellement évoluer. Les limites à ne pas franchir doivent être objectives, proportionnées et justifiées.
Ouvrir Étape 5. Définissez ce qui est négociable
Examinez ensuite les domaines où il est possible de faire preuve de souplesse.
Pensez par exemple :
- aux horaires de travail adaptés
- à une nouvelle répartition des tâches
- à l'utilisation des infrastructures existantes
- à des projets pilotes
- à des méthodes de travail alternatives
C'est souvent là que naissent les solutions les plus créatives et les plus durables.
Ouvrir Étape 6. Identifiez les opportunités
Chaque demande peut également être source d'opportunités pour les travailleurs et l'organisation. Identifiez-les.
Parmi les avantages possibles, on peut citer :
- un bien-être accru
- un engagement plus fort
- une meilleure collaboration
- une plus grande inclusion
- une fidélisation du personnel
- une image positive de l’employeur
En mettant explicitement en avant ces opportunités, vous élargissez la perspective des discussions.
Ouvrir Étape 7. Identifiez les risques
Examinez également les éventuels points sensibles.
Pensez notamment :
- à l'impact sur le travail d'équipe
- aux conséquences organisationnelles
- à la faisabilité pratique
- à la perception des collègues
- au risque de traitement inégal
En discutant des risques à l'avance, vous pouvez mieux vous y préparer.
Ouvrir Étape 8. Pensez en termes de solutions
- Essayez de voir plus loin que la demande initiale et, dans la mesure du possible, recherchez des solutions qui pourraient également convenir à d'autres travailleurs.
- Prenez comme point de départ le principe du Plus Grand Dénominateur Commun. Cela signifie que vous pouvez rechercher une solution qui réponde à la demande d’un collaborateur, tout en étant utile et pertinente à un groupe plus large de travailleurs.
Ouvrir Étape 9. Évaluez les pour et les contre
Comparez les différentes solutions possibles.
Posez-vous à chaque fois les questions suivantes :
- Quels sont les avantages de cette solution ?
- Quels sont ses inconvénients ?
- Quel est son impact sur les travailleurs ?
- Quel est son impact sur l'organisation ?
- La solution est-elle proportionnée et réalisable ?
Cette analyse permet de mieux étayer les décisions.
Ouvrir Étape 10. Prenez une décision
Choisissez la solution qui offre le meilleur équilibre entre :
- les besoins du ou des travailleurs
- les intérêts des collègues
- les besoins de l'organisation
- les principes d'égalité de traitement et d'inclusion
Expliquez toujours clairement les raisons qui ont motivé ce choix.
Ouvrir Étape 11. Assurer la mise en œuvre et le suivi
Un bon processus décisionnel ne s'arrête pas à la fin de la concertation.
Développez le plan d’action :
- Déterminez les actions concrètes nécessaires à la mise en œuvre de la décision.
- Attribuez les responsabilités.
- Anticipez la communication interne.
- Identifiez les adaptations de procédures ou de règlements nécessaires.
- Prévoyez un moment d'évaluation.
Prévoyez, si nécessaire, une période d'essai et évaluez ensuite si la solution choisie est efficace.
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