Veiller à un processus d'intégration inclusif

Un nouveau collègue se pose beaucoup de questions. Dans le cadre d'un processus d'intégration inclusif, il convient donc de désigner une personne de référence unique. Ce rôle constitue une tâche officielle, pour laquelle le travailleur dispose d'un temps de travail suffisant. La personne de référence :

• aide le nouveau travailleur à prendre ses marques en toute sérénité et de manière structurée, grâce à des explications claires et un accompagnement
• assure la coordination avec les services impliqués dans l'intégration
• veille à ce que l’accueil soit accessible et équitable pour tous
• travaille en étroite collaboration avec le responsable hiérarchique, qui reste, après la phase d’intégration, le principal interlocuteur pour le développement et le suivi

Conseil : mettez en place un système de parrainage ou de marrainage pour apporter un soutien supplémentaire. Un parrain ou une marraine aide le nouveau venu à trouver ses marques, répond à ses questions pratiques, apporte des explications sur les normes et les habitudes de l’équipe et constitue un interlocuteur accessible. Un parrain ou une marraine est particulièrement précieux pour les travailleurs ayant des besoins spécifiques en matière de soutien, par exemple en cas de handicap. 

Une bonne présentation aide les collègues à identifier et à accueillir immédiatement le nouveau travailleur. Discutez au préalable de la manière dont la personne souhaite être présentée. Pensez à son nom, aux pronoms à utiliser, à des éléments de contexte pertinent ou à ses besoins spécifiques. Vous ferez ainsi preuve de respect et éviterez les malentendus.

Une présentation préalable est d’autant plus importante lorsque l’arrivée du nouveau collègue a un impact sur le quotidien de l’équipe. Pensez par exemple à un chien d'assistance, à un déménagement vers un lieu de travail accessible ou à d’autres aménagements pour un collègue en situation de handicap. Une bonne présentation permet au collègue de se sentir bienvenu et en sécurité dès le premier jour. Découvrez-en davantage sur la manière d’accueillir un nouveau collègue dans votre équipe. 

Une procédure claire garantit l'égalité de traitement, évite les malentendus et rend le processus transparent pour tous.

Une procédure d'intégration inclusive répond à des questions telles que :

• Comment accueillons-nous les nouveaux collègues lors de leur premier jour de travail ? Y a-t-il une séance de présentation aux collègues ? Qui présente-t-on ? Y a-t-il une rencontre avec la direction ?
• Quelles informations sont essentielles pour un démarrage en toute sécurité et dans le respect ? Comment organiser cela pour éviter que le nouveau venu ne soit submergé d’informations dès le premier jour ?
• Quels canaux de communication utilisons-nous et toutes les communications sont-elles claires et accessibles (langage clair, support visuel, accessibilité numérique, etc.) ?
• Qui est responsable de quoi ?

Il est préférable de formaliser officiellement la structure de la procédure d’accueil, par exemple sous la forme d’une checklist comprenant une date, un résumé des actions à mener et les personnes ou collègues responsables. Partagez-la avec toutes les personnes concernées afin que chacun dispose d’un aperçu pratique et que vous puissiez également suivre l’avancement de l’intégration. 

Besoin d’inspiration ? Consultez cette checklist pour un trajet d’accueil ou la brochure « Accueil et intégration d’un collaborateur avec un handicap ou une maladie chronique » du SPF Personnel et Organisation. 

Une brochure d'accueil facilite l'intégration dans un nouvel environnement de travail. Outre les informations classiques telles que la présentation de l'organisation, la description de fonction et le règlement de travail, une brochure d'accueil inclusive contient les informations suivantes : 

• le règlement d'ordre intérieur et le code de déontologie
• les modalités de collaboration, les possibilités d'accompagnement et la communication interne
• des explications sur les mesures favorisant le bien-être au travail
• les dispositifs de signalement de discrimination ou autres comportements inappropriés ainsi que des informations sur les personnes et services à contacter pour toute question liée au bien-être au travail
• des informations sur les aménagements raisonnables et sur la manière d'introduire une demande
• les possibilités de formation et d'évolution professionnelle

Veillez à ce que la brochure soit rédigée dans un langage clair et accessible, et à ce que tous les travailleurs puissent consulter les informations, par exemple au moyen d’un document numérique accessible, d’une version en grands caractères ou d’un autre format adapté.

Les entretiens de suivi renforcent la confiance et permettent d'aborder aussi bien les questions professionnelles que les relations interpersonnelles. Au cours de ces entretiens, vous pouvez ensemble :

• vérifier si le travailleur rencontre des obstacles
• détecter à temps les signes de stress, d’exclusion ou de micro-agressions
• évaluer si les aménagements raisonnables restent adaptés
• offrir un espace de discussion sur la dynamique d’équipe et la collaboration

Grâce à ces entretiens de suivi, vous continuez à évaluer les performances de votre organisation en matière d’inclusion. Cela vous aide à rester à l’écoute et à travailler sur la fidélisation de votre personnel. Pour en savoir plus, consultez la rubrique « Comment fidéliser des talents diversifiés ».