Zorg voor inclusieve onboarding

Een nieuwe collega heeft veel vragen. In een inclusieve onboarding voorzie je daarom 1 vast aanspreekpunt. Contactpersoon zijn is een officiële taak, waarvoor de medewerker voldoende werktijd krijgt. De contactpersoon:

• helpt de nieuwe medewerker om rustig en overzichtelijk te starten, door duidelijke uitleg en begeleiding
• stemt af met de diensten die betrokken zijn bij de onboarding
• zorgt ervoor dat het onthaal toegankelijk en eerlijk verloopt voor iedereen
• werkt nauw samen met de leidinggevende, die na de start het belangrijkste aanspreekpunt blijft voor groei en opvolging

Tip: voer meter- of peterschap in als extra steun. Een meter of peter helpt de nieuwkomer op weg, beantwoordt praktische vragen, geeft context over teamnormen en gewoontes en is een laagdrempelig aanspreekpunt. Een peter of meter is extra waardevol voor medewerkers met specifieke ondersteuningsnoden, bijvoorbeeld bij een handicap. Laat je inspireren door de tips van VIVO over meter-en peterschap of door het praktijkvoorbeeld van een anderstalige peter/meter uit de textielsector.

Een goede introductie helpt collega’s om de nieuwe medewerker meteen te herkennen. Bespreek vooraf hoe de persoon voorgesteld wil worden. Denk aan naam, voornaamwoorden, relevante context of specifieke noden. Zo toon je respect én vermijd je misverstanden.

Een introductie vooraf is extra belangrijk wanneer de komst van de nieuwe collega de dagelijkse routine van het team beïnvloedt. Denk aan een blindengeleidehond, een verhuis naar een toegankelijke werkplek of andere aanpassingen voor een collega met een handicap. Een goede introductie zorgt dat de collega zich vanaf de eerste dag welkom en veilig voelt. Ontdek meer over hoe een nieuwe collega verwelkomen in je team. 

Een duidelijke procedure zorgt voor een gelijke behandeling, voorkomt misverstanden en maakt het proces voor iedereen transparant.

Een inclusieve onboardingprocedure beantwoordt vragen zoals:

• Hoe verwelkomen we nieuwe collega’s op hun eerste werkdag? Is er een kennismaking met de collega's? Wie stel je voor? Is er een ontmoeting met de directie?
• Welke informatie is essentieel voor een veilige, respectvolle start? Hoe organiseer je dit om te voorkomen dat de nieuwkomer vanaf de eerste dag overstelpt wordt met informatie?
• Welke communicatiekanalen gebruiken we en is alle communicatie helder en toegankelijk (duidelijke taal, visueel, digitaal toegankelijk, …)?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Je legt de structuur van de onthaalprocedure het best officieel vast, bijvoorbeeld in de vorm van een checklist met een datum, samenvatting van de acties en verantwoordelijke personen of collega’s. Deel dit met alle betrokkenen zodat iedereen een handig overzicht heeft en je ook de vooruitgang van de onboarding in de gaten kan houden. Meer inspiratie nodig? Check deze onthaalchecklist of de brochure 'Onthaal en integratie van een medewerker met een handicap of chronische ziekte' van de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie. 

Een onthaal- of welkomstbrochure maakt het makkelijker om te integreren in een nieuwe werkomgeving. Naast de klassieke informatie zoals een voorstelling van de onderneming, de inhoud van de functie en het arbeidsreglement, bevat een inclusieve onthaalbrochure ook de volgende informatie: 

• intern reglement en deontologische code
• afspraken rond samenwerking, ondersteuningsmogelijkheden en interne communicatie
• uitleg over maatregelen die het welzijn op het werk bevorderen
• meldmogelijkheden voor discriminatie of ander ongepast gedrag, en contactpersonen waarbij werknemers terechtkunnen met vragen over welzijn op het werk
• informatie over redelijke aanpassingen en waar je die kan aanvragen
• opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Zorg ervoor dat de brochure geschreven is in duidelijke en toegankelijke taal en dat alle medewerkers de informatie kunnen raadplegen, bijvoorbeeld via een digitaal toegankelijk document, een versie in groot lettertype of een ander passend formaat.

Opvolgmomenten versterken het vertrouwen en helpen om zowel professionele als interpersoonlijke thema’s bespreekbaar te maken. In deze gesprekken kan je samen:

• nagaan of de medewerker drempels ervaart
• tijdig signalen van stress, uitsluiting of micro-agressies oppikken
• evalueren of redelijke aanpassingen blijven voldoen
• ruimte bieden voor feedback over teamdynamiek en samenwerking

Dankzij opvolgmomenten blijf je bewaken hoe je organisatie scoort op inclusie. Het helpt om de vinger aan de pols te houden en op je personeelsretentie te werken. Ontdek meer info bij Hoe divers talent behouden.