Gebruik de kracht van communicatie voor een sterk diversiteitsbeleid

Communicatie is overal en heeft een invloed op het imago van je onderneming, op de prestaties en het welzijn van je personeelsleden. 

Werk dus aan de communicatievaardigheden van alle medewerkers. Niet alleen de taalvaardigheden, maar ook de specifieke gevoeligheden rond diversiteit. Reik je medewerkers en leidinggevenden antwoorden aan op de volgende vragen:

• Hoe reageren op discriminerende uitspraken van collega’s?
• Hoe reageren op discriminerende vragen van klanten?
• Hoe verbindend communiceren?
• Hoe communiceren in een interculturele context?
• Hoe omgaan met humor op de werkvloer? Waar de grens trekken tussen humor, foute grapjes en onaanvaardbaar taalgebruik?

Hulp nodig om je divers team te managen? Blader door de tips voor leidinggevenden of vraag een training ‘Inclusief leidinggeven en omgaan met diversiteit in teams’ voor managers aan.

Inclusieve communicatie betekent dat iedereen zich aangesproken voelt door je communicatie en dat niemand zich uitgesloten voelt. Enkele tips:

• Ken je doelpubliek. Hou rekening met hun noden, verwachtingen en bezorgdheden. Ga na of de boodschap en toon die je gebruikt het effect hebben dat jij wil bereiken. Hoe nauwer de boodschap aansluit bij de realiteit van je publiek, hoe beter deze wordt opgepikt.
• Verval niet in groepsdenken. Baken het publiek van je communicatie niet af in termen van herkomst, handicap, gender of andere ‘verschillen’. Ga op zoek naar gedeelde kenmerken van je publiek die zichtbare verschillen overstijgen. Benadruk bijvoorbeeld het feit dat medewerkers behoren tot éénzelfde dienst of dat klanten interesse hebben in een gezamenlijke hobby. Zo creëer je verbinding in de bestaande diversiteit.
• Diversifieer en communiceer op maat van je doelpubliek. Leg dus andere accenten in je communicatie naargelang je doelgroep. Stel: je wil een nieuwe regeling invoeren om de permanentie op religieuze feestdagen beter te organiseren. De impact van de nieuwe regeling zal van dienst tot dienst verschillen. Leidinggevenden zullen zich andere vragen stellen dan het personeel. Communiceer dus anders, maar vermijd tegenstrijdigheden.
• Gebruik klare en heldere taal. Vermijd vakjargon en gebruik eenvoudige woordenschat die iedereen begrijpt.
• Let op je woorden. Vermijd bijvoorbeeld een genderspecifiek mannelijk taalgebruik dat niet aansluit bij de leef- en belevingswereld van vrouwelijke collega’s. Je kan je laten inspireren door de inclusieve woordenlijst van Unia.

Een diversiteitsbeleid vraagt een structurele benadering, hetzelfde geldt voor de communicatie erover - zowel intern (naar medewerkers en leidinggevenden) als extern (naar klanten en stakeholders). Met de juiste communicatie versterk je draagvlak, betrokkenheid en vertrouwen.

1. Begin met een realistisch communicatieplan

Een goed uitgewerkt communicatieplan vertrekt vanuit de missie en visie van je organisatie en zet concrete richtlijnen uit over hoe je intern en extern communiceert.

Enkele tips:

• Voorzie je communicatie al vóór je je diversiteitsbeleid uitrolt en blijf ook erna regelmatig communiceren om iedereen mee te krijgen en je diversiteitsbeleid duurzaam te verankeren in je organisatiecultuur.
• Maak zowel een intern als extern communicatieplan en zet in op verschillende communicatiekanalen om zo een breed publiek te bereiken.
• Zorg dat je communicatie coherent is. Alle daden en beslissingen, ook wanneer het niet over je diversiteitsbeleid gaat, moeten coherent en in lijn zijn met het diversiteitsbeleid.

2. Informeer en betrek medewerkers actief

Een diversiteitsbeleid werkt enkel als medewerkers begrijpen wat er verandert, waarom dit gebeurt en hoe de veranderingen concreet worden uitgewerkt.

• Informeer medewerkers over wat er verandert in hun dagelijkse praktijk en zorg voor werkprocedures die het beleid formaliseren. Leg ook uit hoe je als onderneming de gewenste verandering zal ondersteunen, bijvoorbeeld door training aan te bieden.
• Zet kritische én betrokken ambassadeurs in. Zij kunnen helpen om weerstand naar boven te laten komen, in dialoog te gaan en constructieve en gedragen oplossingen te formuleren.
• Communiceer transparant over uitdagingen, maar communiceer niet enkel als er een crisis is. Gebruik positieve boodschappen (quick-wins) om perspectief te geven en het beleid levend te houden.
• Overtuig collega’s van de meerwaarde van het nieuwe diversiteitsbeleid. Hoe zal het bijvoorbeeld hun werkplek aangenamer maken? Ga daarvoor op zoek naar de grootste gemene delers die iedereen verbindt.

3. Vermijd veel voorkomende valkuilen

• Reageer direct en zichtbaar op gedrag dat niet strookt met het diversiteitsbeleid. Weerstand door de vingers zien creëert het gevoel dat het beleid niet ernstig wordt genomen. Tegenstanders zullen grenzen verder aftasten en collega’s die hun nek uitsteken om het nieuwe beleid te verdedigen, zullen zich in de steek gelaten voelen.
• Let op voor ‘diversity-washing’. Dit gebeurt wanneer een organisatie diversiteit vooral gebruikt in externe communicatie of branding, terwijl het beleid, de cultuur of de interne praktijken niet overeenkomen met dat beeld. Dit ondermijnt het vertrouwen en kan het draagvlak voor toekomstige initiatieven schaden.