De drie fasen van een goed onthaal

Als leidinggevende heb je de belangrijke taak om een nieuw aangeworven persoon binnen je team, je dienst of je ploeg te integreren. Of je nu gebruik kan maken van een doordachte onthaalprocedure of niet. Elke nieuwe medewerker komt met zijn eigen identiteit in je team terecht: zijn eigen persoonlijkheid, waarden, visie op de wereld, eerdere beroepservaring, levenservaring, behoeften,... Hoe kan je deze persoon nu onthalen op een manier die hem of haar verzekert van een eigen plaats in een onderneming die vanuit een inclusieve visie verschillen respecteert en waardeert?

Waarop moet je letten als leidinggevende?

Bereid de komst van je nieuwe medewerker goed voor
Introduceer je medewerker op inclusieve wijze in het team en binnen de onderneming
Denk niet dat je taak stopt na de eerste paar dagen: volg op en stuur bi j

schema met de drie fasen van het onthaalproces: de komst voorbereiden, de persoon onthalen, opvolging

1. De komst van je nieuwe medewerker voorbereiden

Voorzie voor de eerste werkdag een aantal zaken zoals:
- naamkaartjes of naamplaatjes op de deur of werkplunje
- het nodige werkmateriaal (schoenen, lockers, laptop,…)
- een klaar en ingerichte werkruimte of kantoor (eventueel aangepast aan specifieke behoeften – zie redelijke aanpassingen)
- een welkomstbrief geschreven door het directe team

Ga na wie van de meter of peter wordt (als je onderneming van dit systeem gebruik maakt) en wie zijn eerste contactpersoon wordt. Meer info hierover in "Je nieuw talent goed onthalen - Duid een contactpersoon aan".

Brengt de nieuwe collega een specifieke eigenschap mee naar het werk die directe gevolgen heeft voor dagdagelijkse werking van je team (zoals bijvoorbeeld een visuele beperking)? Bespreek dan voorafgaand met de persoon wat gedeeld kan worden met de andere collega’s. Geef ook de andere medewerkers de gelegenheid om hier nog voor de indiensttreding vragen over te stellen zodat van bij het begin alles voor iedereen duidelijk is. Brengt je nieuwe medewerker meer diversiteit in je team zonder dat dit een specifieke wijziging met zich mee brengt in het dagdagelijks functioneren? Draag dan op overtuigde wijze je visie op inclusie uit door je in je communicatie te focussen op de competenties van de persoon net zoals je dit doet voor elke nieuwe medewerker.

	Valkuilen
🚩	Overdreven aandacht vestigen op specifieke eigenschappen, bijvoorbeeld: "Wij zijn verheugd onze eerste collega met een handicap/buitenlandse origine, enz. te verwelkomen".
🚩	Bepaalde details verschaffen over de situatie van de nieuwkomer, zonder voorafgaandelijke toestemming.
🚩	Vage uitspraken doen, waardoor je voeding geeft aan veronderstellingen, foutieve interpretaties en insinuaties. Bereid goed voor wat je wel en niet wilt zeggen.
🚩	De indruk wekken dat iemand “een bijzondere behandeling” verkrijgt, wanneer het gaat om een persoon die omwille van zijn handicap beroep doet op het recht op redelijke aanpassingen
🚩	Een verschillende aanpak hanteren wanneer je een persoon introduceert die meer diversiteit in het team brengt. Onze tips gelden voor élke nieuwe medewerker, ongeacht het specifieke kenmerk of de eigenschap die hij of zij toevoegt aan het team.

2. Je nieuwe medewerker verwelkomen

Stel de nieuwkomer voor aan (in)directe collega’s en directie (b.v. een slechtziende persoon voorstellen aan het cafetariapersoneel, enz.) op de manier die je voorafgaand hebt afgesproken
Bespreek de waarden van de organisatie en benadruk het respect voor diversiteit en inclusie.
Leg het personeelsbeleid uit (flexibele werktijden, redelijke aanpassingen, opleidingsmogelijkheden…)
Licht het preventiebeleid toe met de preventiemechanismen en bestaande maatregelen (vertrouwenspersonen, bestaande procedures, enz.).
Overloop de projecten en taken die de nieuwkomer zal uitvoeren en bespreek de verwachtingen of behoefte aan opleidingen om vaardigheden te verwerven of uit te breiden.

	Valkuilen
🚩	Taken bepalen op basis van stereotype denkbeelden, bijvoorbeeld: veronderstellen dat de nieuwe werknemer computerwerk liever vermijdt omdat deze persoon de oudste is binnen het team
🚩	Veronderstellen dat een persoon een bepaalde godsdienst aanhangt omwille van de huidskleur en daarom verwachten dat deze niet in staat zal zijn bepaalde opdrachten uit te voeren, zoals bijvoorbeeld tijdens het vasten

3. Opvolging voorzien

Creëer voldoende informele momenten waarop de nieuwe medewerker de kans krijgt om een band met de andere collega’s te scheppen
Plan regelmatig opvolgings- en evaluatiemomenten in om feedback uit te wisselen
Hou voeling met wat er leeft, bij je nieuwe medewerker zowel als binnen het team

Maar wat als...?

Ondanks een goed voorbereid onthaal, kunnen moeilijkheden in een team ontstaan: nieuwkomers die door de rest van het team niet worden aanvaard, grapjes die circuleren, redelijke aanpassingen die door de rest van het team als een gunst worden beschouwd...

Ontdek hier onze tips voor:

» Behandelen van vragen rond diversiteit
» Reageren op discriminerende opmerkingen van een werknemer
» Omgaan met humor op de werkplek

De dienst Begeleiding en Training van Unia biedt ook opleidingen aan om je onthaalprocedure te verbeteren of om de moeilijkheden die je tegenkomt te begrijpen en te overwinnen.