Praktijkvoorbeeld - Organisatiestructuur om te werken aan diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie
Aanleiding voor de praktijk
Johnson & Johnson in Belgie werkt al lang aan Diversity, Equity & Inclusion (DEI). Daar waar ze 10 jaar geleden begon met initiatieven om meer gendergelijkheid te creëren binnen de organisatie, kwamen langzaam maar zeker ook andere DEI topics naar voren.
Meer en meer ideeën en initiatieven zagen het licht. Om dit te stroomlijnen, te centraliseren en te budgetteren, besloot het management van Johnson & Johnson om een drietal jaar geleden over te schakelen van een DEI-coördinator naar een toegewijd, centraal DEI-team. Zo werd het mogelijk om op strategische wijze te werken aan meer diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie op de werkvloer.
De praktijk gewikt en gewogen
Johnson & Johnson betrekt elk bedrijfsniveau bij de implementatie van de strategische DEI-doelstellingen: van de Raad van Bestuur tot de leidinggevenden en de medewerkers op de verschillende afdelingen. De lokale strategie in België is in lijn met de wereldwijde strategie van Johnson & Johnson. DEI is ook ingebed in de globale J&J ‘Health for Humanity 2025' doelstellingen.
Het Centraal DEI-team is verantwoordelijk voor de opmaak en uitvoering van het lokale strategisch DEI-plan. In het team zitten collega's uit de HR-dienst, de communicatiedienst en het strategisch team. Doordat het DEI-team voeding krijgt vanuit alle lagen van de organisatie, kunnen zij een beleid opstellen dat in lijn is met zowel de visie en missie van het bedrijf als de noden van de werkvloer.
Ontdek de DEI-actoren op de verschillende niveaus:
-
De Senior Sponsors adviseren het DEI-team en de andere medewerkers die actief zijn binnen de DEI-structuur. Ze maken vaak deel uit van de Raad van Bestuur die waakt over de implementatie van de DEI-strategie.
-
De leidinggevenden geven het DEI-team belangrijke input vanuit hun ervaringen.
-
Employee Resource Groups (ERG's), werknemersnetwerken en DEI-champions zijn in frequent contact met het DEI-team en informeren hen over de noden en behoeften van de medewerkers.
-
De ERG’s en werknemersnetwerken bestaan uit medewerkers van verschillende afdelingen en met verschillende profielen die zich op vrijwillige basis verenigen rond een thema dat raakt aan DEI. Jaarlijks krijgen zij een budget toegewezen dat ze kunnen inzetten voor acties die bijdragen aan het realiseren van de DEI-doelstellingen voor dat jaar.
Elke groep of netwerk focust zich op gedeelde identiteiten, overeenkomsten en ervaringen, zoals bijvoorbeeld gender (Women Leadership Initiative, Open & Out), etniciteit (African Ancestry Leadership Council, South Asian Professional Network, Hispanic ERG, New Millennials), generatie (Young Professionals Network/GenerationNOW, Experienced Professionals Network), gezondheid (Mental Health Diplomats, Alliance for Diverse Abilities), enzovoort. -
De ERG’s kennen een officiële structuur met een vaste voorzitter, een minimum aantal leden en vaste overlegmomenten. Ze passen ook in een globaal netwerk. De werknemersnetwerken zijn losser van structuur.
-
DEI-Champions dragen de boodschap van DEI uit binnen de afdelingen. Johnson & Johnson heeft meer dan 100 DEI-Champions in België. Het gaat om vrijwilligers die zich binnen hun afdeling inzetten voor diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie. Ze delen hun kennis en ervaring op de werkvloer en helpen zo om DEI binnen de organisatie te bevorderen.
-
Hoe garandeert Johnson & Johnson het participatieve karakter van het proces?
- De leden van de ERG's, de netwerken en het DEI-team krijgen advies van het management via de senior sponsors.
- De ERG's, netwerken en DEI-champions hebben rechtstreekse communicatielijnen met het DEI-team.
- De ERG’s hebben een duurzaam karakter door de verplichte criteria waar ze aan moeten voldoen.
- Er zijn vaste overlegmomenten waarop input wordt verzameld, zoals een jaarlijks inspirerend event voor alle betrokkenen waar de doelstellingen voor het jaar worden vastgelegd, vergaderingen binnen de ERG's en de netwerken, maandelijkse overlegmomenten tussen het DEI-team en de afgevaardigden van de ERG's, de netwerken en de DEI Champions.
- Er zijn interactieve sessies met de leidinggevenden.
- Halfjaarlijks verslag: twee keer per jaar wordt er een update gebracht en overleg gepleegd met de Raad van Bestuur.
Succesfactoren
-
Niet enkel “bottom-up”. DEI is een belangrijke bedrijfsdoelstelling. Het wordt gedragen door het topmanagement. De senior sponsors uit de Raad van Bestuur zijn waardevolle raadgevers.
-
Ook niet enkel “top-down”. Werknemers uit alle lagen van de organisatie krijgen de kans om input te leveren via de ERG’s, de netwerken en de DEI Champions.
-
Een centrale aansturing en coördinatie maakt de initiatieven efficiënter en zichtbaarder binnen het bredere DEI-beleid. Het maakt gericht werken mogelijk en laat toe om krachten te bundelen en daardoor meer resultaat te bekomen.
-
Het centrale DEI-team krijgt tijd en middelen om duurzaam te werken aan een meer diverse, gelijkwaardige en inclusieve werkomgeving.
-
Iemand van de communicatiedienst zit in het centrale DEI-team. Op deze manier wordt DEI ook deel van de interne en externe communicatiestrategie van de organisatie.
-
DEI-doelstellingen voor leidinggevenden. Eén van de initiatieven binnen het DEI beleid van Johnson & Johnson, bestaat eruit dat leidinggevenden in hun doelstellingen minstens 1 actie rond DEI opnemen Zo kan je als leidinggevende bijvoorbeeld rapporteren over een succesvol en inspirerend event dat je zelf of dat iemand uit je team via een ERG heeft opgezet. Deze DEI-doelstellingenzijn een katalysator om DEI-activiteiten door te zetten en/of ingang te doen vinden binnen de teams.
Uitdagingen
-
De werklast draagbaar te houden voor collega’s die zich engageren binnen een Employee Resource Group of werknemersnetwerk. Ondanks dat leidinggevenden de inspanningen van de medewerkers op vlak van DEI kunnen opnemen in de evaluatie van hun DEI-doelstellingen, blijft het een tijdsinvestering waar bewust en blijvend ruimte voor moet worden gecreëerd.
-
De neuzen van de meer dan 100 geëngageerde DEI-medewerkers in dezelfde richting krijgen. Het helpt om een duidelijke strategie en concrete doelstellingen te bepalen en te communiceren aan het begin van het jaar. Het centrale DEI-team neemt hierin de leiding. De ERG’s en netwerken denken vervolgens verder na over de manier waarop zij kunnen bijdragen aan de realisatie van deze doelstellingen.
-
DEI zo diep mogelijk in de organisatie laten doorsijpelen. Er zit veel actie bij het centrale DEI-team en bij de personen die zich engageren om te werken aan DEI. Het blijft zoeken naar manieren om dit engagement te laten doordringen tot alle leidinggevenden en doorheen de hele organisatie. Dit is een continu proces.
Adviezen en tips
-
Verzeker je van een structuur die het toelaat om op duurzame wijze aan DEI te werken en die niet afhangt van de motivatie of skills van bepaalde personen. Eén van de voorwaarden van een ERG bij Johnson & Johnson is bijvoorbeeld dat de leider bij vertrek voorziet in een overdracht van planning, informatie en ervaringen. Dit zorgt ervoor dat de visie en de richting van de groep niet constant wijzigt. De opvolging komt vaak ook uit het bredere DEI-netwerk. Daarnaast kent het centrale DEI-team al drie jaar dezelfde samenstelling waardoor zij doelstellingen op middellange en lange termijn kunnen uitdenken en vormgeven.
-
Zorg voor support vanuit het management. Het is essentieel dat de DEI initiatieven en de ERG's, werknemersnetwerken en DEI Champions gesteund worden door senior leiders in de organisatie en dat dit ook zichtbaar is in hun communicaties en gedrag.
Volgende stappen
Johnson & Johnson wilt inzetten op een impactmeting van de DEI-initiatieven om te zien of het gewenste resultaat wordt bereikt en om na te gaan waar het nog beter kan.
De plaats van de praktijk in de organisatie
Onder het motto “We all belong” wil Johnson & Johnson een bedrijf zijn waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn en waar verschillende achtergronden, perspectieven, capaciteiten en ervaringen vanuit de maatschappij worden binnengebracht. Onder meer omdat zij DEI op een strategische wijze benaderen, konden zij al diverse initiatieven in praktijk brengen. Hier enkele voorbeelden:
- Een inclusiescan van de interne en externe communicatie, met daaraan gekoppeld een concreet actieplan.
- Een duidelijke 2-pager met voorbeelden van acties en initiatieven voor leidinggevenden om toe te werken naar meer inclusieve teams.
- Richtlijnen voor wie een job interview doet om dit op meer inclusieve wijze te doen en informatie over hoe je een divers samengesteld interviewpanel opzet.
- Een “unconsious bias” training en een “conscious inclusion” training voor medewerkers en leidinggevenden
- Een stille ruimte
- Meetmethode verfijnen om de diversiteit binnen de organisatie beter in kaart te brengen.
eDiv helpt !
Door de sterke samenwerking tussen een centraal DEI team, de ERGs en DEI Champions, volledig gesteund door het management, kunnen we echt het verschil maken.
Eric Pelkmans
Director Agile Workforce Strategy