Le schéma identifie les huit acteurs importants pour IKEA afin d'assurer la réussite du projet :
- Le responsable du projet au niveau national coordonne le projet pour la Belgique, soutient les responsable du projet au niveau local, partage des connaissances et l'expérience acquises sur les différents sites, encadre le partenaire national externe et fait le lien avec le niveau supranational.
- Un partenaire du projet au niveau national externe assure la formation et le coaching dans les différents sites. Il se concentre à la fois sur les stagiaires eux-mêmes et sur l'équipe qu'ils rejoindront, les managers et les responsables des ressources humaines. Ikea travaille avec i-Diverso à cette fin.
- Le responsable du projet au niveau local définit plus précisément le projet au sein de sa propre branche, surveille ses propres objectifs de projet, recherche des partenaires locaux avec lesquels coopérer, dirige les managers et coordonne avec les responsables du personnel.
- Les organisations partenaires au niveau local externe effectuent la présélection des candidats stagiaires. Elles n’introduise à IKEA seulement ceux qui correspondent bien à l'organisation et au contenu du poste. Les partenaires diffèrent selon les régions. Par exemple, Ikea coopère avec des villes et des municipalités, des CPAS, des organisations de réfugiés, etc.
- Le responsable de département dirige, coach et forme le stagiaire pendant la période de stage. Ces responsables de département se portent volontaires et sont bien informés et formés.
- Les recruteurs et les collaborateurs des ressources humaines préparent le dossier de stage et recrutent le stagiaire de manière efficace. Chez Ikea, les recruteurs sont formés pour recruter des stagiaires avec sensibilité (en comprenant le contexte et les antécédents spécifiques du stagiaire). À la fin du processus, ils donnent également aux stagiaires une formation à l'entretien d'embauche.
- Un « buddy » aide le stagiaire à se familiariser avec l'équipe et l'organisation. Il s'agit généralement d'un collègue direct qui se porte volontaire pour être le premier point de contact informel.
- Le candidat stagiaire est un réfugié reconnu en Belgique qui souhaite acquérir une expérience professionnelle en Belgique.