Bpost beantwoordt vragen over diversiteit en inclusie via een interne Q&A
Bpost heeft een divers personeelsbestand en dat roept soms vragen op over diversiteit en inclusie op de werkvloer. Vanuit de strategie ‘100% respect’ ontwikkelde het bedrijf een interne Q&A die teamleiders en managers helpt om situaties op een consistente manier aan te pakken. Een aanvullende brochure licht het algemene kader rond diversiteit en inclusie toe.
Beschrijving van het praktijkvoorbeeld
De interne Q&A van Bpost herneemt 16 vragen die werknemers zich regelmatig stellen over het diversiteitsbeleid. Het gaat over diversiteit in zijn geheel: geslacht, handicap, religieuze en filosofische overtuigingen, enzovoort.
Denk bijvoorbeeld aan:
- "Ik ben getuige geweest van een discriminerende opmerking (racistisch, homofoob, seksistisch, enz.). Wat moet ik hieraan doen?"
- "Een collega vraagt om zijn of haar werktijden aan te passen vanwege een religieuze feestdag. Kan ik dit aanvaarden?”
Bpost geeft voor elke vraag concrete antwoorden en advies.
Omdat de vragen gelinkt zijn aan het diversiteitsbeleid van bpost, wordt de Q&A vergezeld van een brochure 'diversiteit en inclusie' die dit kader toelicht. De brochure zoomt onder meer in op de visie van bpost op diversiteit en inclusie en vermeldt de gedragscode die duidelijk maakt welk gedrag verwacht wordt én verboden is op het vlak van diversiteit en inclusie. Het geeft hr-managers en leidinggevenden richtlijnen over hoe om te gaan met diversiteit en inclusie in het dagelijkse leven van het bedrijf.
De 2 instrumenten vullen elkaar aan: de Q&A verwijst naar het diversiteitskader in de brochure en de brochure verwijst naar de Q&A.
De documenten zijn voornamelijk bedoeld voor managers, maar voor iedereen toegankelijk via het intranet.
Implementatieproces
De productie van de 2 tools startte in 2020 en nam ongeveer 1 jaar in beslag.
Het proces doorliep de volgende fasen:
Openen Tekstversie van het schema
Het schema toont de 5 stappen die Bpost ondernam om de vragenlijst en de brochure over diversiteit en inclusie op te stellen:
- Vragen verzamelen die in de Q&A moeten worden opgenomen.
- Diversiteitskader verduidelijken met het oog op het opstellen van de brochure.
- Antwoorden formuleren op de vragen.
- Validatie door de juridische afdeling en het management.
- Promotie van de Q&A en de brochure.
Belangrijkste inzichten en tips
Openen Succesfactoren
- Het thema diversiteit stond (en staat) hoog op de prioriteitenagenda van Bpost. Het initiatief kon dus rekenen op steun vanuit de hiërarchie die ook de nodige middelen vrijmaakte om de tools te ontwikkelen.
- Verschillende actoren werden betrokken bij het initiatief: de personeelsdirecteur, de juridische dienst, de Diversity Manager en het stuurcomité Diversiteit van Bpost, waarin operationele directeurs zetelen. De documenten doorliepen ook de interne sociale overlegprocedures.
- Het verzamelen van de vragen verliep snel omdat de Diversity Manager al heel wat vragen klaar had, gebaseerd op zijn dagelijkse praktijk.
Openen Uitdagingen
- Het volledige proces nam veel tijd in beslag, omdat het betekende dat Bpost dieper moest nadenken over het bestaande kader rond diversiteitsmanagement. Dat de antwoorden schriftelijk werden neergeschreven, bracht met zich mee dat Bpost bepaalde elementen moest gaan verduidelijken en hier ook een intern akkoord voor moest vinden.
- De huidige uitdaging is om de tools levend te houden in de massa aan informatie die intern beschikbaar is. Het volstaat niet om enkel schriftelijke antwoorden te geven; managers moeten zich de antwoorden eigen maken en ook leren hoe ze ze kunnen overbrengen naar de medewerkers. De Q&A en de brochure worden dan ook gebruikt als aanvulling op de diversiteitsworkshops en -trainingen voor managers.
Openen Adviezen en tips
- De Q&A en brochure moeten actief worden ondersteund door het management.
- Een duidelijk kader rond diversiteit en inclusie vergemakkelijkt het proces. Wanneer bepaalde elementen of standpunten nog moeten worden uitgeklaard en gedefinieerd (wat bijvoorbeeld het geval was bij Bpost), moet hier eerst tijd voor worden vrijgemaakt.
- Bij het opstellen van deze instrumenten is grote zorgvuldigheid geboden, want schrijven over diversiteit kan gevoelig liggen. Bij Bpost bijvoorbeeld werden externe experts in inclusieve communicatie bij het proces betrokken.
- Het is ook belangrijk om een beleid te hebben voor het beheren van de gevolgen in het geval van een probleem. Er moeten regels en richtlijnen zijn over wat er moet gebeuren als het vastgestelde kader niet wordt gerespecteerd.
Openen Volgende stappen
- Deze tools zijn voorbestemd om te evolueren, want diversiteit en inclusie gaan over zeer actuele vragen en kwesties die voortdurend evolueren. De volgende stap is het bijwerken van de brochure en de vragen en antwoorden (de inhoud aanpassen, vragen toevoegen, de antwoorden kwalificeren, enz.).
- De tools moeten intern blijven leven. Daarom vormen ze bij Bpost de kern van diversiteitstrainingen en -workshops.
Verankering binnen de organisatie
Bpost heeft een diversiteits- en inclusiestrategie met een '100% respect'-aanpak. Deze aanpak vertaalt zich in lokale actieplannen, aangepast aan elke site en productieomgeving. Ook werden een aantal ondersteunende richtlijnen en hulpmiddelen ontwikkeld, waaronder de interne Q&A over diversiteit en inclusie.
De Q&A en de brochure worden gebruikt tijdens workshops en trainingssessies rond diversiteit en inclusie voor managers. Het is erg belangrijk om over deze thema’s in interactie gaan. Vragen die naar boven komen, zijn vaak genuanceerder dan de vragen uit de Q&A. Anderzijds, wanneer het over diversiteit gaat, is de manier waarop een antwoord wordt gecommuniceerd, vaak even belangrijk als het antwoord zelf.
Darnaast heeft Bpost heeft een gedragscode en een diversiteitscharter. Het charter herneemt de belangrijkste boodschappen uit de gedragscode die gaan over diversiteit. Alle nieuwe medewerkers (ook de uitzendkrachten) worden op de hoogte gebracht van dit charter. De gedragscode en het charter worden gebruikt als referentiedocument tijdens gesprekken met medewerkers.
Bij Bpost stellen we meer dan 100 verschillende nationaliteiten tewerk. In deze multiculturele werkomgeving is het essentieel dat elke medewerker zijn of haar potentieel kan waarmaken. We zijn trots op onze cultuur van 100% respect, waarin we naar elkaar luisteren, elkaar begrijpen en op een authentieke manier samenwerken.
Laatste update: 29/02/24
Zelf aan de slag met onze tools
- Laat je inspireren door deze database met voorbeeldsituaties. Naast een juridisch advies krijg je voor elke situatie ook tips over hoe je best als manager, teamleider of hr-medewerker met deze situatie om gaat. Maak gebruik van de filters om te zoeken naar situaties die herkenbaar zijn voor jullie onderneming.
- Hoe ga je als leidinggevende om met vragen over diversiteit? En hoe ontwikkel je als organisatie een gedeeld kader om zulke vragen op een doordachte manier te beoordelen? Ontdek praktische handvatten in de Gids naar meer inclusie.
Nieuwsbrief
Ben je als werkgever, (diversiteits)manager, hr-professional, preventie-adviseur of vakbondsafgevaardigde geïnteresseerd in nieuws over diversiteits- en inclusiebeleid? Registreer je snel om 4 keer per jaar de DEI News van Unia in je mailbox te krijgen.