IKEA België voorziet stageplaatsen voor vluchtelingen
IKEA België ontwikkelde een initiatief om vluchtelingen te ondersteunen bij hun toegang tot de arbeidsmarkt. Met het project willen zij bijdragen aan een duurzame tewerkstelling voor personen met een vluchtelingenachtergrond.
Beschrijving van het praktijkvoorbeeld
IKEA België nam deel aan een internationaal initiatief van Ingka Group, de grootste franchisenemer van IKEA. In samenwerking met het VN-Vluchtelingenagentschap (UNHCR) engageerde de groep zich om wereldwijd 2.500 vluchtelingen te ondersteunen bij hun zoektocht naar werk. In dat kader ontwikkelde IKEA België het project ‘Werken & Samen Groeien’.
Met dit project bereidde IKEA België gedurende 3 jaar 106 vluchtelingen voor op de arbeidsmarkt. Dit gebeurde via een opleidingstraject van 4 maanden binnen het bedrijf. Alhoewel het project nationaal wordt aangestuurd, verschillen de concrete modaliteiten naargelang de regio en de lokale context waarin de IKEA-vestigingen zich bevinden.
Een traject in verschillende fasen
Openen Tekstversie van het schema
Het schema toont in 6 stappen het stagetraject van een vluchteling bij IKEA:
- Preselectie van de kandidaten door een externe lokale partnerorganisatie
- Interview op de werkplek
- Opmaken van het stagedossier door IKEA en de vluchteling
- Start van de stageperiode
- Coaching en opleidingstraject tijdens de werkuren
- Sollicitatietraining en voorbereiding op de arbeidsmarkt
Focus op het coachings- en opleidingstraject
Elke stagiair krijgt tijdens de stageperiode op verschillende momenten en op verschillende manieren opleiding en coaching over:
- Jobspecifieke vaardigheden: jobinhoud en jobtechnische kennis
- Algemene vaardigheden: bijvoorbeeld: hoe spreek je je leidinggevende aan, hoe geef of ontvang je feedback, wat betekent het om in groep te werken, intercultureel communiceren, …
- Sollicitatietraining en voorbereiding op de arbeidsmarkt aan het einde van het traject
Ook hr, directe collega’s en leidinggevenden worden ondersteund via training en opleiding. Dit vergemakkelijkt de integratie binnen het team. IKEA België organiseert bijvoorbeeld de volgende opleidingen: 'Het traject van een vluchteling'; 'Out of the box rekruteren'; 'Interculturele communicatie'.
Betrokken actoren
Openen Tekstversie van het schema
Het schema benoemt de 8 partijen die voor IKEA belangrijk zijn om het project te doen slagen:
- De projectverantwoordelijke op nationaal niveau coördineert het project voor België, ondersteunt de lokale projectverantwoordelijken, deelt opgedane kennis en ervaringen over de vestigingen heen, stuurt de externe nationale partner aan en koppelt terug naar het supranationaal niveau.
- Een nationale externe projectpartner voorziet over de verschillende vestigingen heen in coaching, training en opleiding. Ze richten zich zowel op de stagiairs zelf als op het team waarin ze terecht komen, de leidinggevenden en de personeelsverantwoordelijken. Ikea werkt hiervoor samen met i-Diverso.
- De lokale projectverantwoordelijke geeft het project verder vorm binnen de eigen vestiging, waakt over de eigen projectdoelstellingen, zoekt lokale partners om mee samen te werken, stuurt de leidinggevenden aan en stemt af met de personeelsverantwoordelijken.
- Externe lokale partnerorganisaties doen de preselectie van de kandidaat-stagiairs. Ze brengen alleen de personen tot bij IKEA die een goede fit zijn met de organisatie en de jobinhoud. De partners verschillen naar regio. Ikea werkt bijvoorbeeld samen met steden en gemeenten, OCMW’s, vluchtelingenorganisaties,…
- De afdelingsverantwoordelijke ondersteunt en begeleidt de stagiair tijdens de stageperiode. Deze afdelingsverantwoordelijken stellen zich vrijwillig kandidaat en worden goed geïnformeerd en opgeleid.
- De recruiters en hr-medewerkers maken het stagedossier op en werven de stagiair effectief aan. Bij Ikea worden de recruiters getraind om de stagiaires sensitief te rekruteren (met begrip voor de specifieke context en achtergrond van de stagiaires). Op het einde van het traject geven zij de stagiaires ook sollicitatietraining.
- Een buddy helpt de stagiair wegwijs te maken in het team en in de organisatie. Het is meestal een directe collega die zich op vrijwillige basis kandidaat stelt om het eerste informele aanspreekpunt te zijn.
- De kandidaat-stagiair is een in België erkende vluchteling die een werkervaring wil opdoen in België.
Belangrijkste inzichten en tips
Openen Succesfactoren
- De samenwerking met lokale partners. Deze lokale organisaties maken de eerste selectie van de kandidaten en garanderen zo de juiste afstemming tussen de kandidaat en de stageplaats.
- Het vrijwillig karakter van een stagetraject. Teamverantwoordelijken kiezen vrijwillig om al dan niet in te tekenen voor een stagetraject. Dit is belangrijk omdat een stagiair aannemen extra flexibiliteit en tijd vraagt van de leidinggevende. Zij die er voor kiezen, krijgen de nodige opleiding en coaching.
- Door het aantal stage-uren te beperken tot 25u/week, hebben vluchtelingen tijd voor externe verplichtingen en noden zoals bijvoorbeeld de zoektocht naar een woning of het volgen van Nederlandse les.
- Onderhandelingen met OCMW’s om de stagevergoeding niet volledig van het leefloon af te trekken.
Openen Uitdagingen
- Eén plan voor heel België: het project op exact dezelfde wijze uitwerken op nationaal niveau, bleek niet te werken. Te veel aspecten waren afhankelijk van de regio waarin de vestiging zich bevindt (mobiliteit, werkloosheidsgraad, locatie van vluchtelingen,…).
- Soms is het moeilijk om het werkschema van de stagiaires af te stemmen op de vele plichten en verantwoordelijkheden die zij als vluchteling hebben naast het werk. Met begrip voor hun situatie, staat IKEA daarom in het begin van de stageperiode bepaalde uitzonderingen toe (zoals bv. flexibelere werkuren). Maar om hen echt voor te bereiden op de arbeidsmarkt, worden de regels naar het einde toe strikter. Dit kan stoten op weerstand. IKEA België lost dit op door alles (vooraf) goed met elkaar door te spreken.
- Kandidaat-stagiairs vinden in regio’s waar de werkloosheidsgraad laag is en/of traditioneel niet veel vluchtelingen zich vestigen. Een interim-contract wint het dan vaak van een stage-contract.
- Kandidaat-stagiairs vinden die voldoende taalkennis hebben. IKEA België zoekt kandidaten met een taalniveau dat toelaat om te kunnen functioneren op de werkvloer en om communicatie, training en coaching mogelijk te maken.
Openen Adviezen en tips
- Zie het project niet als een vrijblijvende diversiteitsactie. Het is een investering die loont op termijn. Het vraagt om concrete inspanningen van diverse actoren binnen én buiten je organisatie en er staat een budget tegenover (stagevergoedingen, trainingen en coaching, …).
- Zet in op duidelijke bedrijfswaarden. Wees transparant over waar je als organisatie voor staat en hoe je verwacht dat er met elkaar wordt omgegaan. Dit helpt om de juiste afstemming met de kandidaat-stagiair te garanderen. Het verduidelijkt ook hoe je zal reageren op vragen of moeilijkheden die zich tijdens het stagetraject kunnen voordoen.
- Wees goed voorbereid. Leg vooraf vast wat de criteria zijn voor de aanwerving en in welke gevallen je kan afwijken van interne reglementering (bijvoorbeeld: flexibele uurroosters, …). Bepaal ook welke arbeidsvoorwaarden niet onderhandelbaar zijn. IKEA België koos er bijvoorbeeld voor om geen taallessen aan te bieden tijdens de werkuren.
- Zorg dat je de lokale partnerorganisaties die de kandidaat-stagiairs werven en selecteren, zeer goed informeert over de jobinhoud en je organisatiecultuur.
- Begeleid de vluchteling bij het invullen van het (online) stagedossier. Je voorkomt zo fouten, misverstanden en tijdsverlies.
- Communiceer intern én extern. Als iedereen goed weet waar je als organisatie voor staat en wat je concreet van de stage kan verwachten, voorkom je problemen en weerstand.
- Verduidelijk bij de vakbonden dat het gaat om een speciaal traject en niet om concurrentie voor de bestaande jobs.
- Voorzie in begeleiding en coaching door een externe organisatie. IKEA België werkt bijvoorbeeld samen met i-Diverso, een organisatie die bedrijven bijstaat in inclusief ondernemen. Zij voorzien opleiding en coaching op maat van de stagiairs én de medewerkers.
- Wees flexibel in alle fasen van het project.
- Stem je projectdesign af op lokale noden en uitdagingen. Zo zijn de meeste stages binnen IKEA België beroepsinlevingsstages (BIS of CIP), maar in sommige gemeenten wordt er onder een ander systeem gewerkt zoals met een Werkervaringsstage (WES) (van 35u/week) of een traject geïntegreerd in een art. 60 contract van een leefloon-trekkende (4m – voltijds).
- Onderhoud je partnerwerking constant en stuur bij indien nodig.
- Geef je directe leidinggevenden voldoende tijd en laat hen flexibel inspelen op de noden die naar boven komen: uurroosters inplannen, coaching, inwerken, feedback geven,….
Openen Volgende stappen
Het project liep ten einde in augustus 2023 met een overtuigend eindoordeel. Het bracht een positief verhaal over vluchtelingen; de stagiairs groeiden zichtbaar doorheen het traject en ook de betrokken collega’s kenden een positieve groeicurve. En alhoewel dit niet de doelstelling was, zorgt het project op termijn voor een extra rekruteringskanaal.
Ingka Group heeft zich opnieuw verbonden aan de doelstelling om deze keer 3.000 vluchtelingen wereldwijd voor te bereiden op de arbeidsmarkt. Alle vestigingen worden nu dan ook aangespoord deze manier van werken op te nemen als een standaardproces dat blijft doorlopen na de projectfase.
Verankering binnen de organisatie
Het project ‘Werken & Samen Groeien’ past binnen de visie van de stichter van IKEA, Ingvar Kamprad: “Een beter dagelijks leven creëren voor zo veel mogelijk mensen.” De werking van IKEA steunt op sterke bedrijfswaarden. Zij geven uiting aan de manier waarop IKEA kijkt naar diversiteit en inclusie. Het gaat onder meer om: “samenhorigheid”, “verantwoordelijkheid geven en nemen” en “leiding geven door het goede voorbeeld te geven”. Elke nieuwe medewerker krijgt een uitgebreide training rond deze waarden. Ze vormen de basis voor een uitgeschreven gedragscode die verduidelijkt wat er wel en wat er niet kan op de werkvloer. Ook de vluchteling-stagiairs krijgen deze informatie bij de start van hun stage.
Wij zijn trots dat we in 3 jaar tijd een project hebben opgezet dat een toegevoegde waarde is voor zowel vluchtelingen als onze medewerkers in België.
Meer informatie
Brochure van IKEA met 8 adviezen en tips om een stageprogramma voor vluchtelingen op te zetten.
Meer weten over de stagemogelijkheden waar IKEA België gebruik van maakt?
Laatste update: 29/02/24
Nieuwsbrief
Ben je als werkgever, (diversiteits)manager, hr-professional, preventie-adviseur of vakbondsafgevaardigde geïnteresseerd in nieuws over diversiteits- en inclusiebeleid? Registreer je snel om 4 keer per jaar de DEI News van Unia in je mailbox te krijgen.