Bonne pratique - Structure organisationnelle pour travailler sur la diversité, l'équité et l'inclusion
Raison d'être de la pratique
Johnson & Johnson en Belgique travaille depuis longtemps sur la Diversité, l'Équité et l'Inclusion (DEI). L’entreprise a commencé il y a 10 ans par des initiatives visant à instaurer une plus grande égalité de genre au sein de l'organisation, puis, lentement mais sûrement, d'autres sujets liés à la diversité et l’inclusion ont vu le jour.
De plus en plus d’idées et d’initiatives voyaient le jour. Afin de les rationaliser, les centraliser et les budgétiser, le conseil d'administration de Johnson & Johnson a décidé il y a environ trois ans de passer d'un coordinateur à une Équipe centralisée dédiée à la diversité, l’équité et l’inclusion (Équipe DEI). De cette manière, il a été possible de mettre en place une stratégie permettant de faire progresser la diversité, l’équité et l’inclusion sur le lieu de travail.
La pratique et sa mise en œuvre
Johnson & Johnson implique tous les niveaux de l'entreprise dans la mise en œuvre de ses objectifs stratégiques DEI : du Conseil d'administration aux collaborateurs au sein des départements en passant par les chefs d’équipe. La stratégie locale en Belgique est dans la lignée de la stratégie de Johnson & Johnson au niveau international. La DEI est également intégrée dans les objectifs mondiaux de J&J « Health for Humanity 2025 ».
L'Équipe DEI est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre du plan stratégique DEI. Elle se compose notamment d’un membre du service RH, du service communication, et de l'équipe stratégique (leader de l’Équipe DEI). L'Équipe DEI recevant de l’input de tous les niveaux de l'organisation, elle est en mesure d'élaborer des politiques à la fois conformes à la vision et à la mission de l'entreprise, et répondant aux besoins des collaborateurs sur le terrain :
Le schéma ci-dessous résume succinctement le fonctionnement de la structure et ses différents acteurs :
cliquez ici pour une description écrite de ce schéma
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Les seniors sponsors soutiennent l’Équipe DEI et les autres collaborateurs qui sont actifs dans la structure DEI. Ils siègent pour la plupart au Conseil d'administration, qui veille à la mise en œuvre de la stratégie DEI.
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Les chefs d’équipes apportent à l'équipe DEI une contribution importante issue de leur expérience.
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Les groupes-ressource d’employés (ERG), les réseaux d'employés et les Champions DEI informent l'Équipe DEI des besoins et des souhaits des membres du personnel.
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Les groupes-ressource d’employés (ERG) et les réseaux d’employés sont composés d'employés de différents départements et de différents profils qui se réunissent sur une base volontaire autour d'un thème concernant la DEI des groupes dotés d'une structure officielle. Chaque année, ils se voient attribuer un budget qu'ils peuvent utiliser pour des actions contribuant à la réalisation des objectifs DEI de cette année.
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Chaque groupe ou réseau se concentre sur des caractéristiques identitaires partagées, des similitudes et des expériences communes, telles que par exemple le genre (Women Leadership Initiative, Open & Out), l'ethnicité (African Ancestry Leadership Council, South Asian Professional Network, Hispanic ERG, New Millennials), la génération (Young Professionals Network/GenerationNOW, Experienced Professionals Network), la santé (Mental Health Diplomats, Alliance for Diverse Abilities).
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Les ERG ont une structure officielle avec un président permanent, un nombre minimum de membres et des moments de réunion fixes. Ils s'intègrent également dans un réseau global. Les réseaux d’employés ont une structure plus souple.
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Les Champions DEI portent les messages de la politique DEI jusque dans les départements. Ils sont plus d’une centaine au sein de Johnson & Johnson en Belgique. Il s'agit de volontaires qui s'engagent en faveur de la diversité, de l’équité et de l'inclusion au sein de leur département. Ils partagent leurs connaissances et leur expérience avec leurs collègues sur le terrain, contribuant ainsi à promouvoir la DEI au sein de l'organisation.
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Comment Johnson & Johnson garantit-il le caractère participatif du processus ?
- Les membres des ERG, des réseaux et de l'Équipe DEI reçoivent des conseils du topmanagement par l’intermédiaires des sponsors seniors.
- Les ERG, les réseaux et les Champions DEI peuvent communiquer directement avec l'Équipe DEI.
- Les ERG ont un caractère durable en raison des critères obligatoires qu'ils doivent respecter.
- Des moments fixes sont prévus pour recueillir les contributions, tels qu'un événement annuel pour toutes les parties prenantes, des réunions au sein des ERG et des réseaux et des consultations mensuelles entre l'Équipe DEI et les délégués des ERG, des réseaux et les Champions DEI.
- Des sessions interactives sont organisées avec les chefs d’équipe.
- Rapport semestriel : deux fois par an, une mise à jour est présentée et fait l'objet d'une consultation auprès du Conseil d'administration.
Facteur de réussite
- Pas seulement une approche « bottom-up » : la DEI est un objectif important de l'entreprise. Elle est portée par le top management. Les sponsors seniors du Comité de direction sont de précieux conseillers.
- Pas non plus uniquement une approche « top-down ». Les employés à tous les niveaux de l'organisation ont la possibilité d'apporter leur contribution par l'intermédiaire des ERG, des réseaux et des Champions DEI.
- La gestion et la coordination centrales rendent les initiatives plus efficaces et plus visibles dans le cadre de la politique DEI plus large. Elle permet un travail ciblé et une mise en commun des forces, ce qui permet d'obtenir davantage de résultats.
- L'Équipe DEI dispose du temps et des ressources nécessaires pour travailler durablement et pleinement à la mise en place d'un environnement de travail diversifié et inclusif.
- Quelqu’un du service communication est membre de l'Équipe DEI. De cette manière, la DEI fait également partie de la stratégie de communication interne et externe de l'organisation.
- Objectifs DEI pour les cadres : l'une des initiatives de la politique DEI de Johnson & Johnson consiste à demander aux responsables d’équipe d'inclure dans leurs objectifs au moins une action relative à la DEI. Par exemple, en tant que manager, vous pouvez rendre compte d'un événement réussi et inspirant que vous-même ou un membre de votre équipe avez organisé par l'intermédiaire d'un ERG. Ces objectifs DEI servent de catalyseur pour faire avancer les activités DEI et/ou les faire accepter par les équipes.
Défis passés et actuels
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Faire en sorte que la charge de travail reste supportable pour les collègues engagés dans un ERG ou dans un réseau d'employés. Bien que les responsables puissent inclure les efforts des employés réalisés en matière de DEI dans l'évaluation de leurs objectifs DEI, il s'agit d'un investissement en temps qui doit être pris en compte de manière consciente et permanente.
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S’assurer que l’ensemble des personnes (plus d’une centaine) engagées dans le travail sur la DEI soient sur la même longueur d’onde. Pour remédier à cela, il est impératif de définir une stratégie claire et des objectifs concrets en début d'année et de les communiquer. C'est l'Équipe DEI qui joue le rôle de coordination cet égard. Les ERG et les réseaux réfléchissent ensuite à la manière dont ils peuvent contribuer à la réalisation de ces objectifs.
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Veillez à ce que la DEI s’imprègne profondément dans l'organisation. L'Équipe DEI et les personnes qui s'engagent à travailler sur la DEI sont très actives. Il faut également faire en sorte que cet engagement s'étende à tous les chefs d’équipe et à l'ensemble de l'organisation. Il s'agit d'un processus continu.
Avis et conseils
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Veillez à disposer d'une structure qui vous permette de travailler sur la DEI de manière durable et qui ne dépende pas uniquement de la motivation ou des compétences de certaines personnes. Par exemple chez Johnson & Johnson, l'une des conditions des ERG est qu’en cas de départ du leader, celui-ci prévoit un transfert d’informations, du planning des activités et de ses expériences. Ceci afin que la vision et l'orientation du groupe ne changent pas constamment. Le suivi est également souvent assuré par le réseau DEI au sens large. En outre, l'Équipe DEI a également la même composition depuis trois ans, ce qui lui permet de concevoir et d'élaborer des objectifs à moyen et à long terme.
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Assurez-vous du soutien de la direction. Il est essentiel que les initiatives DEI, les ERG, les réseaux d'employés et les Champions DEI soient soutenus par les hauts responsables de l'organisation et que cela soit visible dans leur communication et leur comportement.
Étapes suivantes
Johnson & Johnson veut investir dans une évaluation de l'impact des initiatives DEI pour déterminer si les résultats souhaités sont atteints et pour identifier les points à améliorer.
La place de la pratique dans l'organisation
Sous la devise "We all belong", Johnson & Johnson veut être une entreprise où chacun se sent à l'aise et peut être lui-même et qui offre une place aux différents contextes, perspectives, capacités et expériences qui existent dans la société dans son ensemble. C'est en partie parce que Johnson & Johnson adopte une approche stratégique de la DEI que l’organisation a déjà pu mettre en œuvre plusieurs initiatives, par exemple :
- Une analyse de l'inclusivité de la communication interne et externe, accompagnée d'un plan d'action concret.
- Un document de deux pages avec des exemples d'actions et d'initiatives concrètes permettant aux chefs d’équipe de progresser vers des équipes plus inclusives.
- Un espace de silence
- Des lignes directrices pour les personnes qui participent à des entretiens d'embauche afin de les rendre plus inclusifs et des informations sur la manière de constituer un jury de sélection diversifié.
- Des formations sur les "biais inconscients" et sur l'« inclusion consciente » pour les collaborateurs et les chefs d’équipes.
- Affiner les méthodes permettant de mesurer la diversité dans l’organisation.
eDiv vous aide !
La collaboration étroite entre l'Équipe DEI, les Groupes-ressource d'employés et les Champions DEI, tous soutenus par le conseil d'administration, nous permettent de faire réellement la différence.
Eric Pelkmans
Director Agile Workforce Strategy