Schema handicap: redelijke aanpassingen op de werkvloer

De wet voorziet geen vaste procedure om redelijke aanpassingen aan te vragen of te voorzien. Het initiatief kan komen van de werknemer, de werkgever, een arts of de preventieadviseur.
 

Redelijke aanpassingen weigeren voor een persoon met een handicap kan discriminatie vormen.

Dit schema helpt om te beoordelen of een aanpassing redelijk is aan de hand van 5 vragen:

1. Heeft de persoon een handicap?
2. Wat heeft de persoon nodig?
3. Welke aanpassingen zijn passend?
4. Zijn deze aanpassingen redelijk?
5. Hoe worden ze praktisch uitgevoerd?

We leggen het schema uit aan de hand van een voorbeeld:

Imane werkt bij de personeelsdienst van een gemeentelijke administratie. Paul is een ambtenaar. Hij merkt dat zijn gehoorproblemen verergeren. Hij heeft het moeilijk om zijn taken goed uit te voeren en vraagt om redelijke aanpassingen.

1. Heeft de persoon een handicap?

De Belgische antidiscriminatiewetgeving vermeldt geen definitie van een 'handicap'. De wetgever heeft wel voor een ruime invulling van het begrip 'handicap' gekozen. De wet vereist niet dat er een bepaald procentuele invaliditeit is of dat de handicap officieel erkend is. Heel wat personen komen dus in aanmerking voor redelijke aanpassingen. 

Het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van personen met een handicap omschrijft personen met een handicap als: "personen met langdurige fysieke, mentale, verstandelijke of zintuiglijke beperkingen die hen in wisselwerking met diverse drempels kunnen beletten volledig, daadwerkelijk en op voet van gelijkheid met anderen te participeren in de samenleving".

Het antwoord voor Paul op deze vraag is dus 'JA'. Ga naar de volgende vraag. Als het antwoord op de vraag NEE is, stopt het schema.
 

2. Wat heeft de persoon nodig?

Om de noden van de werknemer goed in kaart te brengen, is duidelijke en open communicatie tussen alle betrokken partijen essentieel. Zo kunnen eventuele vooroordelen over werken met een handicap worden weggewerkt. De dialoog vertrekt best vanuit de concrete behoeften die de werknemer zelf aangeeft om zijn of haar job uit te voeren, evenals de impact van de handicap op het werk.

Het is niet nodig om het medisch dossier of de diagnose van de werknemer te delen. Deze informatie is beschermd door privacywetgeving en mag enkel worden meegedeeld aan de arbeidsgeneesheer.

Imane en Paul nemen de tijd om alle noden van Paul op te lijsten en om de gevolgen van zijn handicap op zijn werk in kaart te brengen. Zo heeft Paul bijvoorbeeld moeilijkheden om de mensen die hem bellen goed te verstaan, kan hij niet altijd alle discussies tijdens de vergaderingen volgen en vraag hij zich af of hij in de toekomst wel tijdig het brandalarm zal kunnen horen.

Met dit overzicht van de noden, kan je overgaan naar de volgende vraag.

3. Welke aanpassingen beantwoorden aan de noden?

Het belangrijkste doel van redelijke aanpassingen is om personen met een handicap in staat te stellen drempels op de arbeidsmarkt te overwinnen. Die drempels zijn niet altijd fysiek, maar kunnen ook organisatorisch zijn, zoals een vast werkrooster. Zo kan een werknemer met diabetes bijvoorbeeld nood hebben aan een aangepast uurrooster met een korte pauze vóór de middag om insuline toe te dienen.

Een redelijke aanpassing voldoet idealiter aan 4 kwaliteitscriteria:

• Efficiënt zijn en op maat. De aanpassing moet echt inspelen op de specifieke situatie van de persoon. Zo kan tekstvergrotingssoftware iemand met een visuele beperking helpen bij een kantoorfunctie, maar niet bij een job als buschauffeur.
• Gelijkwaardige deelname mogelijk maken. De aanpassing zorgt ervoor dat de werknemer op een volwaardige manier kan deelnemen aan het werk. Bijvoorbeeld: een dove werknemer krijgt bij opleidingen een gebarentolk, zodat hij dezelfde informatie krijgt als zijn collega’s.
• Autonomie garanderen. De werknemer moet zo zelfstandig mogelijk kunnen werken en zich binnen de organisatie kunnen bewegen. Een hellend vlak heeft bijvoorbeeld weinig zin als de persoon daarbij afhankelijk blijft van anderen.
• Waardigheid respecteren. De aanpassing moet de waardigheid van de persoon garanderen en respectvol zijn.
• Veiligheid waarborgen. De aanpassing moet veilig zijn voor de werknemer en de omgeving. Zo is een goederenlift geen geschikt alternatief voor personenvervoer.

Deze kwaliteitscriteria gelden voor elke redelijke aanpassing. Bespreek ze samen met de betrokken werknemer en, indien nodig, met andere relevante actoren.

Imane en Paul ontdekken dat er verschillende aanpassingen mogelijk zijn voor een auditieve handicap: een telefoon met een versterker, een gehoorapparaat gekoppeld aan de telefoon, een versterkingssysteem voor tijdens de vergaderingen,... Imane wint informatie in bij de preventieadviseur en bij de regionale fondsen. Voor elke nood, vonden ze één of meerdere oplossingen. 

4. Zijn de aanpassingen redelijk?

Nadat de noden en mogelijke oplossingen in kaart zijn gebracht, moet worden nagegaan of de voorgestelde aanpassingen ook redelijk zijn. Daarbij wordt rekening gehouden met de volgende criteria:

• Kostprijs. Een aanpassing kan als onredelijk worden beschouwd als ze een onevenredige financiële last vormt voor de werkgever. Daarbij speelt de financiële draagkracht en de grootte van de organisatie een rol. Eventuele subsidies of andere vormen van ondersteuning kunnen de beoordeling van de redelijkheid beïnvloeden.
• Impact op de organisatie. De aanpassing moet binnen een haalbaar organisatorisch kader passen en mag de werking van het bedrijf niet onredelijk verstoren.
• Frequentie en looptijd. Hoe vaker en langer een aanpassing wordt gebruikt, hoe sneller een hogere kost als redelijk wordt beschouwd.
• Impact op de werkomgeving en collega’s. Aanpassingen die ook voordelen bieden voor andere werknemers, worden eerder als redelijk gezien.
• Beschikbaarheid van alternatieven. Een aanpassing wordt sneller als redelijk beschouwd wanneer er geen gelijkwaardige alternatieven bestaan en ze dus noodzakelijk is.

Is de aanpassing niet redelijk? 

Dan kan je ze weigeren en moet je de procedure vanaf stap 1 hernemen.

Is de aanpassing redelijk? 

Dan moet je ze in praktijk brengen. Een redelijke aanpassing weigeren is strafbaar. Tips over hoe je de aanpassing realiseert, krijg je in de volgende stap van het schema.

In het voorbeeld wordt voor Paul beslist om:

• telefoon met versterker aan kopen.
• versterkersysteem te installeren in alle grote vergaderzalen. Dit is tegelijkertijd ook een verbetering voor de andere werknemers die al enige tijd klaagden over de akoestiek van deze vergaderzalen.
• samen met het team na te denken over hoe de kwaliteit van de discussies tijdens de vergaderingen verbeterd kan worden (minder momenten dat meerdere personen tegelijk spreken,...).
• brandalarm te testen samen met de preventieadviseur (en in aanwezigheid van Paul) en deze test op regelmatige basis te herhalen. 

Met het oog op het geleidelijk afnemend gehoor van Paul start Imane bovendien een procedure op om financiële ondersteuning te verkrijgen voor de aankoop van een nieuw alarmsysteem dat aangepast is aan dove personen.

5. Tips om de redelijke aanpassing in de praktijk te brengen

• Formaliseer de redelijke aanpassing schriftelijk.
• Informeer de collega's. Laat je inspireren door deze tips voor de leidinggevenden bij het onthaal van een nieuwe persoon. 
• Evalueer op regelmatige basis of de redelijke aanpassing nog beantwoordt aan de noden.