Comment organisez-vous l’accueil le premier jour ? Faut-il organiser une visite des lieux ? Comment se fera le prise de contact avec les collègues ? Quelles personnes faut-il lui présenter ? Une rencontre avec la direction doit-elle être organisée ? De quels documents a-t-il besoin ? Comment organiser chronologiquement les différentes phases pour éviter de noyer la personne sous les informations ?

Déterminez une procédure au niveau de votre organisation et mettez-la par écrit.

• Vous gagnez du temps car vous ne devez pas  à chaque nouvelle embauche repenser à tous les éléments à prendre en compte, les documents et les démarches nécessaires, etc.
• Vous anticipez les défis qui peuvent survenir pendant la période d'accueil.
• Vous garantissez une égalité de traitement et une transmission de la connaissance durable.

Comment aborder cette question ?

• Identifiez à l'avance les besoins d'un nouveau collaborateur : les besoins généraux qui s'appliquent à chaque employé, mais prévoyez également un espace pour les besoins spécifiques qu'un nouveau collaborateur peut avoir lors de son recrutement.
• Réfléchissez à la manière dont vous pouvez structurer le processus d'accueil : comment donner les informations par étapes afin que la personne ne soit pas submergée au départ, quels sont les canaux de communication que vous utiliserez, qui est responsable de quoi, etc.
• Définissez officiellement cette structure. Présentez-la par exemple sous la forme d'une check-list reprenant la date, un résumé de l’action et les personnes responsables ou les collègues impliqués. Partagez ce document avec toutes les personnes concernées afin que chacun ait une vue d'ensemble du moment où intervenir et que vous puissiez également suivre la progression de l'accueil.
• Assurez-vous que toutes les personnes concernées sont bien informées des différentes étapes du processus d'accueil.
• Veillez aux compétences de vos responsables directs. Ils jouent un rôle clé dans le processus d'accueil. Sur eDiv, vous découvrirez des conseils pour vos responsables d'équipes et les pièges à éviter dans les différentes phases d'un processus d'accueil.

Besoin d'aide ?

Ces outils peuvent vous aider à démarrer :

• Guide "Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs"(2007). Ce guide propose une procédure structurée pour l'accueil des nouveaux employés. Il met en évidence le rôle de chaque personne impliquée dans cette procédure. Bien que rédigé à l'intention des SPF, il peut également inspirer d'autres organisations.
• La checklist de Bruxeo sur la diversité et l'inclusion vous permet de définir les différents aspects de la gestion de la diversité (y compris l'accueil).
• La brochure "Accueil et intégration d'un employé en avec un handicap ou une maladie chronique" du SPF P&O fait le focus sur différents types de handicap et donne des conseils concrets pour l'accueil.

N'oubliez pas non plus nos autres conseils :

» Désignez une personne de contact
» Pensez la manière dont vous allez présenter le nouvel employé.
» Rassemblez toutes les informations dans une brochure de bienvenue.
» Planifier des moments de suivi