Hoe een nieuwe collega verwelkomen in je team?

Een goed (en inclusief) onboardingsbeleid helpt jou als leidinggevende om je nieuwe medewerker gestructureerd te onthalen. Heeft je organisatie nog geen duidelijk onthaalbeleid? Kaart dit dan aan bij je baas, het topmanagement of de hr-medewerkers.

• Voorzie materiaal en een gebruiksklare werkplek. Hou rekening met specifieke behoeften als het nieuwe teamlid redelijke aanpassingen heeft aangevraagd.
• Duid eventueel een meter of peter aan of een eerste contactpersoon.
• Bespreek vooraf met de nieuwe collega welke info gedeeld wordt als een specifieke eigenschap een invloed heeft op de werking van het team. Denk bijvoorbeeld aan een visuele beperking of neurodiversiteit.
• Communiceer waar nodig met teamleden en focus daarbij altijd op competenties. Laat hen vragen stellen zodat van bij het begin alles voor iedereen duidelijk is. 

Valkuilen

• Overdreven aandacht vestigen op specifieke eigenschappen, bijvoorbeeld: "Wij zijn verheugd onze eerste collega met een handicap/buitenlandse origine, enz. te verwelkomen".
• Vage uitspraken doen waardoor je ruimte laat voor veronderstellingen, foutieve interpretaties en insinuaties.
• De indruk wekken dat iemand ‘een bijzondere behandeling’ krijgt als een persoon een beroep doet op het recht op redelijke aanpassingen.
• Een verschillende aanpak hanteren wanneer je een persoon introduceert die meer diversiteit in het team brengt. 

• Stel de nieuwkomer voor aan collega’s en directie (bv. een slechtziende persoon voorstellen aan het cafetariapersoneel) op de manier die je vooraf hebt afgesproken.
• Leg de waarden van de organisatie uit aan de nieuwe collega en benadruk het respect voor diversiteit en inclusie.
• Leg het personeelsbeleid uit (flexibele werktijden, redelijke aanpassingen, opleidingsmogelijkheden…).
• Licht het preventiebeleid toe met de preventiemechanismen en bestaande maatregelen (vertrouwenspersonen, bestaande procedures, enz.).
• Overloop de projecten en taken die de nieuwkomer zal uitvoeren en bespreek de verwachtingen of behoefte aan opleidingen om vaardigheden te verwerven of uit te breiden.

Valkuilen

• Taken bepalen op basis van stereotiepe denkbeelden, bijvoorbeeld: veronderstellen dat de nieuwe werknemer computerwerk liever vermijdt omdat die de oudste is in het team.
• Veronderstellen dat een persoon een bepaalde godsdienst aanhangt omwille van de huidskleur of nationaliteit en verwachten dat die bijvoorbeeld sommige opdrachten niet kan uitvoeren tijdens de ramadan.

• Creëer informele momenten zodat de nieuwe medewerker andere collega’s ontmoet.
• Plan regelmatig opvolgings- en evaluatiemomenten in om feedback uit te wisselen.
• Hou voeling met wat er leeft, bij je nieuwe medewerker én binnen het team.